在发布事件前预测收支平衡
商会事件亏钱最常见的方式是在任何人计算出需要多少张票来覆盖成本前就发布日期和地点。固定成本——场地、餐饮最低消费、视听、打印——无论十个人还是两百人到场都不会改变。
首先构建收支平衡预测：总固定成本除以（票价减去每个参与者的可变成本）给出覆盖事件所需的付费参与者数。如果该数高于基于过去事件的现实参与估计，价格、格式或场地需要在邀请发出前改变——而不是之后。
正确明细成本
粗略的总预算隐藏了钱实际去向并使得在数字紧张时难以削减正确的东西。将固定成本（场地租赁、视听、保险、员工时间）与可变的按头成本（餐饮、名牌、礼物）分离，这样收支平衡数学才准确。
- 场地和房间租赁，包括任何餐饮最低消费支出。
- 视听、舞台、标牌和打印。
- 按头餐饮，和任何与参与人数成正比的可变成本（礼品袋、徽章）。
- 演讲者或娱乐费用、差旅和住宿。
- 营销支出和平台或售票费用。
- 员工时间——通常被遗漏，但如果它取代其他付费工作则是真实的。
有意地定价票和出售赞助
票价应该根据收支平衡数设置，而不是从去年的事件或竞争者的价格复制。分级定价——早鸟、会员对比非会员、桌子对比单个座位——从愿意支付更多的人那里获取更多收入，而不会排除价格敏感的会员。
赞助通常是真正利润来源，因为赞助收入无论参与人数如何都覆盖固定成本，而票收入是不确定的直到当天。赞助目标和实际出售之间的差距正是需要在几周前关注的数字——而不是在事后财务中发现。
- 根据你的收支平衡计算设置票价级别，而不是按习惯从去年的价格复制。
- 提供少量清晰范围的赞助包而不是一个通用要求。
- 将赞助出售与赞助目标作为独立行追踪，在前期周周更新。
- 考虑由赞助资助的会员折扣，而不是削减事件预算。
实时跟踪P&L，不是事后
出现在事件后三周的利润和亏损表是事后分析，不是管理工具。有用的版本随着票和赞助销售更新，所以员工可以看到——还有时间采取行动——事件是否在跟踪收支平衡，并可以调整营销支出、增加晚期赞助推动，或削减自由性成本。
使用二维码签到保证数字准确
参与数据只有在准确时才有用，手工签到表在门口是缓慢且易出错的。针对注册清单的二维码签到在实时获得准确的参与人数，这对餐饮保证、未出现追踪、和在最终P&L中结束真实参与数字很重要——而不是在数天后调和纸张清单。
Chamberflow的定位
Chamberflow的事件代理根据你的成本和定价输入预测每个事件的P&L，标示已出售赞助与赞助目标间的差距的同时还有时间去关闭它，并在当天处理二维码签到，所以参与数字准确而不是之后重新构造。它为员工采取行动表面数字——它不单独出售赞助或设置价格。